Een workflow volgen

Een workflow is een vaste lijst stappen voor werk dat steeds terugkomt - een nieuwe collega, een melding, iemand die vertrekt. Je start er een met een naam, en CoVince houdt elke stap bij: wanneer hij klaar moet zijn en wie hem heeft afgevinkt. Beheerders maken de workflows en zetten ze per journey aan.

Coördinatie - wie doet wat, in welke volgorde - 6 min. Je hebt nodig: een journey met een workflow erin

Dit lezen verandert niets. Een workflow start pas als je op Start drukt.

Een gestarte workflow: totale voortgang 33%, stap 3 is bezig, stap 1 en 2 zijn klaar
Een workflow die loopt: twee stappen klaar, de derde is de volgende.

Wat je straks kunt

  • Een workflow starten Kies hem, geef hem een naam, druk op Start.
  • De stappen afvinken Zie wat klaar is en wat er nu komt.
  • Zien hoe ver iedereen is Alle gestarte workflows in één lijst.
  • Er een maken (beheerders) Schrijf de stappen één keer op. Gebruik ze altijd weer.

Zet dit eerst klaar

  • Een journey De workflow zit in een journey. Geen tabblad Workflows? Dan is er daar nog geen.
  • Een naam voor deze keer Bijvoorbeeld de naam van de nieuwe collega.

Samen doen, stap voor stap

Zeven stappen. Stap 1 tot 4 zijn voor iedereen. Stap 5 tot 7 zijn voor beheerders.

  1. Open het tabblad Workflows

    Klik op je journey. Rechts staat een tabblad dat Workflows heet.

    • Klik in de linkerkolom Journeys op je journey, bijvoorbeeld Introduction week - new colleagues .
    • Druk in de rechterkolom op het tabblad Workflows. Het staat naast Actions en Files.
    • Onder Start new zie je elke workflow van deze journey, elk met een groene afspeelknop.
    Het eerste scherm met een gekozen journey; de rechterkolom toont het tabblad Workflows met twee workflows
    Het tabblad Workflows, met twee workflows.

  2. Geef hem een naam en start

    Druk op de afspeelknop. Typ een naam. Druk op Start.

    • Druk op de groene afspeelknop bij de workflow New colleague - first week .
    • Er opent een venster: Start Workflow . In het vak Name this workflow instance staat al Start new New colleague - first week .
    • Typ een naam die je herkent, bijvoorbeeld Timo Kraaijvanger - first week .
    • Druk op Start (of Enter). Toch niet? Druk op Cancel.
    Het venster Start Workflow met de naam Timo Kraaijvanger - first week, en de knoppen Cancel en Start
    Geef deze keer een naam.

  3. Volg de stappen

    Je ziet elke stap. Klaar is groen. De volgende is blauw.

    • Bovenaan: Overall progress (totale voortgang) en hoeveel stappen klaar zijn, bijvoorbeeld 2 / 6 done .
    • De balk NEXT noemt de stap die nu komt. Go to step springt ernaartoe.
    • Bij elke stap staat Completed , In progress of Upcoming (klaar, bezig, komt nog), en op welke dag hij klaar moet zijn.
    • Open een stap om te zien wat je moet doen. Klaar? Druk op Mark done of Complete step. Je kunt er een notitie of een bestand bij doen.
    De workflow New colleague - first week: totale voortgang 33 procent, stap 3 is bezig, stap 2 en 1 zijn klaar
    Twee klaar, één bezig. De balk laat zien hoe ver het is.

  4. Zie alle gestarte workflows

    Onder Started zie je elke workflow die loopt, en hoe ver hij is.

    • Druk in het tabblad Workflows op Started.
    • Bij elke ronde staat de naam, wanneer hij begon en hoeveel dagen hij loopt.
    • De regel eronder zegt hoe ver hij is, bijvoorbeeld 2 / 6 steps , en welke stap de volgende is.
    • De ronde oogknop opent de ronde. Een afgeronde zegt Completed .
    De lijst Started met drie rondes: twee lopen er, met een voortgangsregel, één is klaar
    Alles wat loopt, in één lijst.

  5. Beheerders: maak een nieuwe workflow

    Beheerders maken workflows in de Editor. Eerst geef je hem een naam.

    • Open de Editor. Die vraagt Select an Organisation (kies een organisatie): druk op de jouwe.
    • Kies in de lijst links Organisation Workflows . Je ziet elke workflow van de organisatie.
    • Druk op New Workflow. Typ de titel, bijvoorbeeld Leaving the organisation , en druk op OK.
    • Een tweede vak vraagt om een beschrijving. Die mag leeg blijven: druk op OK. De nieuwe workflow staat in de lijst.
    De Editor, Organisation Workflows, met het venster New Workflow en de titel Leaving the organisation ingetypt
    Een nieuwe workflow begint met een naam.

  6. Beheerders: schrijf de stappen

    Voeg de stappen toe en zet ze op volgorde. Het slaat vanzelf op.

    • Druk op het potlood naast de workflow. De workfloweditor opent.
    • Druk op Add Step voor elke stap. De eerste heeft het label START .
    • Sleep van het bolletje onder een stap naar de volgende stap: die pijl is de volgorde.
    • Klik op een stap. Rechts staat Edit Step : de titel, wat er moet gebeuren, de acties (knoppen zoals een mail of een document), de Timing offset (de dag waarop hij klaar moet zijn) en Chase again every (een herinnering).
    • Bovenaan staat Saved (opgeslagen): er is geen knop Opslaan. Preview laat hem zien zoals de mensen die hem gebruiken hem zien.
    De workfloweditor met zes stappen verbonden door pijlen en rechts Edit Step voor Access badge for Location North
    Zes stappen, op een rij. Rechts: de stap waar je op klikte.

  7. Beheerders: zet hem in de journey

    Een workflow staat pas in een journey als je hem daar toevoegt.

    • Open in de Editor je journey.
    • Kies in de lijst links Journey Selected Workflows .
    • Druk op + Add workflow. Er opent een lijst met de workflows van de organisatie: druk op Add naast de workflow die je wilt.
    • Druk op Save. Vanaf nu heeft de journey het tabblad Workflows uit stap 1.
    De Editor, Journey Workflows van de journey Introduction week, met de lijst workflows en bij elke een knop Add
    Kies welke workflows deze journey krijgt.

Als iets niet klopt

Ik zie Workflows niet.

Deze journey heeft nog geen workflow. Een beheerder kan er een toevoegen.

Ik heb hem per ongeluk twee keer gestart.

Klik er onder Started met rechts op en druk op Delete.

Kan ik een workflow veranderen terwijl hij loopt?

Ja. Een beheerder verandert hem met het potlood.

Wie krijgt de herinnering?

De persoon op wie de stap wacht.

De woorden, in gewone taal

workflow
Een vaste lijst stappen voor werk dat steeds terugkomt.
ronde
Eén keer dat een workflow is gestart, met een eigen naam en eigen vinkjes. De app zegt instance.
timing offset
Na hoeveel dagen vanaf de start een stap klaar moet zijn.

Waar je nu heen kunt