Suivre un workflow

Un workflow est une liste fixe d'étapes pour un travail qui revient sans cesse - un nouveau collègue, un signalement, quelqu'un qui part. Vous en lancez un avec un nom, et CoVince suit chaque étape : pour quel jour elle doit être faite et qui l'a cochée. Les administrateurs créent les workflows et les activent journey par journey.

Coordination - qui fait quoi, dans quel ordre - 6 min. Il vous faut : un journey avec un workflow

Lire ceci ne change rien. Un workflow ne démarre que lorsque vous appuyez sur Start.

Un workflow lancé : progression totale 33 %, l'étape 3 en cours, les étapes 1 et 2 terminées
Un workflow en cours : deux étapes faites, la troisième est la suivante.

Ce que vous saurez faire

  • Lancer un workflow Choisissez-le, donnez-lui un nom, appuyez sur Start.
  • Cocher les étapes Voyez ce qui est fait et ce qui vient ensuite.
  • Voir où en est chacun Tous ceux qui sont lancés, dans une liste.
  • En créer un (administrateurs) Écrivez les étapes une fois. Utilisez-les toujours.

Préparez d'abord ceci

  • Un journey Le workflow se trouve dans un journey. Pas d'onglet Workflows ? Alors il n'y en a pas encore là.
  • Un nom pour cette fois Par exemple le nom du nouveau collègue.

Faisons-le ensemble, étape par étape

Sept étapes. Les étapes 1 à 4 sont pour tout le monde. Les étapes 5 à 7 sont pour les administrateurs.

  1. Ouvrez l'onglet Workflows

    Cliquez sur votre journey. À droite, il y a un onglet appelé Workflows.

    • Dans la colonne de gauche Journeys, cliquez sur votre journey, par exemple Introduction week - new colleagues .
    • Dans la colonne de droite, appuyez sur l'onglet Workflows. Il se trouve à côté de Actions et Files.
    • Sous Start new, vous voyez chaque workflow de ce journey, chacun avec un bouton lecture vert.
    Le tableau de bord avec un journey choisi ; la colonne de droite montre l'onglet Workflows avec deux workflows
    L'onglet Workflows, avec deux workflows.

  2. Donnez-lui un nom et lancez-le

    Appuyez sur le bouton lecture. Tapez un nom. Appuyez sur Start.

    • Appuyez sur le bouton lecture vert du workflow New colleague - first week .
    • Une fenêtre s'ouvre : Start Workflow . Le champ Name this workflow instance indique déjà Start new New colleague - first week .
    • Tapez un nom que vous reconnaîtrez, par exemple Timo Kraaijvanger - first week .
    • Appuyez sur Start (ou Enter). Vous changez d'avis ? Appuyez sur Cancel.
    La fenêtre Start Workflow avec le nom Timo Kraaijvanger - first week, et les boutons Cancel et Start
    Donnez un nom à cette fois.

  3. Suivez les étapes

    Vous voyez chaque étape. Celles qui sont faites sont vertes. La suivante est bleue.

    • En haut : Overall progress (progression totale) et combien d'étapes sont faites, par exemple 2 / 6 done .
    • La barre NEXT nomme l'étape qui vient maintenant. Go to step vous y emmène.
    • Chaque étape indique Completed , In progress ou Upcoming (faite, en cours, à venir), et pour quel jour elle est prévue.
    • Ouvrez une étape pour voir ce qu'il faut faire. C'est fait ? Appuyez sur Mark done ou Complete step. Vous pouvez y joindre une note ou un fichier.
    Le workflow New colleague - first week : progression totale 33 pour cent, l'étape 3 en cours, les étapes 2 et 1 terminées
    Deux faites, une en cours. La barre montre où on en est.

  4. Voir tous ceux qui sont lancés

    Sous Started, vous voyez chaque workflow en cours, et où il en est.

    • Dans l'onglet Workflows, appuyez sur Started.
    • Chaque série affiche son nom, quand elle a commencé et depuis combien de jours elle tourne.
    • La ligne en dessous dit où elle en est, par exemple 2 / 6 steps , et quelle étape est la suivante.
    • Le bouton rond en forme d'œil ouvre la série. Une série finie indique Completed .
    La liste Started avec trois séries : deux en cours avec une ligne de progression, une terminée
    Tout ce qui est en cours, dans une liste.

  5. Administrateurs : créer un nouveau workflow

    Les administrateurs créent les workflows dans l'Editor. D'abord, vous lui donnez un nom.

    • Ouvrez l'Editor. Il demande Select an Organisation (choisissez une organisation) : appuyez sur la vôtre.
    • Dans la liste de gauche, choisissez Organisation Workflows . Vous voyez chaque workflow de l'organisation.
    • Appuyez sur New Workflow. Tapez le titre, par exemple Leaving the organisation , et appuyez sur OK.
    • Un deuxième champ demande une description. Il peut rester vide : appuyez sur OK. Le nouveau workflow est dans la liste.
    L'Editor, Organisation Workflows, avec la fenêtre New Workflow et le titre Leaving the organisation tapé
    Un nouveau workflow commence par un nom.

  6. Administrateurs : écrire les étapes

    Ajoutez les étapes et mettez-les dans l'ordre. Tout s'enregistre tout seul.

    • Appuyez sur le crayon à côté du workflow. L'éditeur de workflow s'ouvre.
    • Appuyez sur Add Step pour chaque étape. La première porte l'étiquette START .
    • Faites glisser le point sous une étape jusqu'à l'étape suivante : cette flèche, c'est l'ordre.
    • Cliquez sur une étape. À droite, Edit Step : le titre, ce qui doit se passer, les actions (des boutons comme un mail ou un document), le Timing offset (le jour prévu) et Chase again every (un rappel).
    • En haut, il est écrit Saved (enregistré) : il n'y a pas de bouton Enregistrer. Preview le montre comme le verront les personnes qui l'utilisent.
    L'éditeur de workflow avec six étapes reliées par des flèches et, à droite, Edit Step pour Access badge for Location North
    Six étapes, à la suite. À droite : l'étape sur laquelle vous avez cliqué.

  7. Administrateurs : le mettre dans le journey

    Un workflow n'apparaît dans un journey que lorsque vous l'y ajoutez.

    • Dans l'Editor, ouvrez votre journey.
    • Dans la liste de gauche, choisissez Journey Selected Workflows .
    • Appuyez sur + Add workflow. Une liste des workflows de l'organisation s'ouvre : appuyez sur Add à côté de celui que vous voulez.
    • Appuyez sur Save. À partir de maintenant, le journey a l'onglet Workflows de l'étape 1.
    L'Editor, Journey Workflows du journey Introduction week, avec la liste des workflows et un bouton Add à côté de chacun
    Choisissez les workflows de ce journey.

Si quelque chose ne va pas

Je ne vois pas Workflows.

Ce journey n'a pas encore de workflow. Un administrateur peut en ajouter un.

Je l'ai lancé deux fois par erreur.

Faites un clic droit dessus sous Started et appuyez sur Delete.

Puis-je modifier un workflow pendant qu'il tourne ?

Oui. Un administrateur le modifie avec le crayon.

Qui reçoit le rappel ?

La personne que l'étape attend.

Les mots, en langage simple

workflow
Une liste fixe d'étapes pour un travail qui revient sans cesse.
série
Une fois où un workflow est lancé, avec son propre nom et ses propres coches. L'application dit instance.
timing offset
Au bout de combien de jours après le lancement une étape doit être faite.

Et ensuite