Demander les mêmes informations à plusieurs parties

Une liste de saisie demande les mêmes informations à plusieurs parties. Chaque partie remplit sa propre colonne via un lien, sans compte. Vous suivez l’état par question dans une vue d’ensemble, relancez ceux qui sont en attente, et exportez ou téléchargez tout.

Coordination - les mêmes questions à plusieurs parties - 14 min. Il vous faut : un compte, un journey et les adresses e-mail des parties

Rien n’est envoyé tant que vous n’appuyez pas sur Envoyer tous les liens. Lire cette page ne change rien.

Ce que vous saurez faire

• Une liste, plusieurs parties Écrivez les questions une fois, ajoutez les parties, et chacune reçoit son lien.
• Réponses sur un téléphone Texte, contacts, choix avec images, photos, films et dates - enregistrés pendant la saisie.
• Voir qui est encore en attente Un état par question et par partie, une relance en un clic et un export quand tout est complet.

Préparez d’abord ceci

• Les parties et leurs e-mails Par exemple Meridiaan B.V. et IX3 Studio. Une partie peut avoir plusieurs adresses.
• Votre journey La liste se trouve dans les Community Files d’un journey, par exemple Launch Meridiaan.

Faites-le avec nous, pas à pas

Quatre parties : construire la liste, l’envoyer, voir les parties répondre sur leur téléphone, et assurer le suivi. Cochez chaque étape - la page se souvient d’où vous en étiez.

1. Créez la liste dans Community Files

   Ouvrez le journey, appuyez sur Créer et choisissez Liste de saisie : demandez les mêmes informations à plusieurs parties - chacune remplit sa colonne via un lien, sans compte.

   • Ouvrez votre journey, par exemple Launch Meridiaan, puis ses Community Files.
   • Appuyez sur Créer et choisissez Liste de saisie.
   • Saisissez un nom, par exemple Launch Meridiaan - ce qu’il nous faut de nos partenaires, puis appuyez sur OK. La liste s’ouvre dans sa propre fenêtre.

   

2. Lisez le bandeau « Comment fonctionne une liste de saisie »

   Une nouvelle liste s’explique en quatre étapes. Appuyez sur Compris quand vous les connaissez.

   • Le bandeau dit : ajoutez des questions, ajoutez des parties et envoyez à chacune son lien, chaque partie remplit sa colonne, suivez l’état dans la vue d’ensemble.
   • Une liste sans parties s’ouvre sur Questions et parties. Dès qu’il y a des parties, elle s’ouvre sur la Vue d’ensemble.

   

3. Écrivez la première question

   Appuyez sur Ajouter une section, nommez-la, puis Ajouter une question. Une carte de question a trois parties côte à côte.

   • À gauche, Question : ce que vous demandez, par exemple Que devons-nous dire de vous dans le communiqué ?
   • Au milieu, Explication : un conseil affiché sous la question sur la page de la partie.
   • À droite, Type de réponse et Autoriser « non applicable » : quel type de réponse, et si une partie peut dire que la question ne la concerne pas.

   

4. Choisissez le type de réponse

   Appuyez sur la liste Type de réponse. Cinq types : texte libre, liste de contacts, choix, envoi de fichiers, date et heure.

   • Texte libre : une zone de texte, pour une phrase ou un paragraphe.
   • Liste de contacts : nom, rôle, e-mail et téléphone, et la partie peut ajouter d’autres personnes.
   • Choix, Envoi de fichiers et Date et heure suivent. La liste se ferme quand vous en choisissez un.

   

5. Un choix, avec des images si vous voulez

   Avec Choix vous écrivez les options. Chacune peut porter une image, et vous pouvez autoriser plusieurs réponses.

   • Écrivez l’option, par exemple Petit montage, et appuyez sur Ajouter une option pour la suivante.
   • Appuyez sur le carré à gauche d’une option pour ajouter une image. Elle ouvre l’assistant d’images habituel : bibliothèque, envoi ou IA.
   • Cochez Plusieurs réponses autorisées si une partie peut en choisir plusieurs.

   

6. Demandez des fichiers et des dates

   Envoi de fichiers permet d’envoyer photos, films et documents. Date et heure donne un sélecteur de date.

   • Choisissez Envoi de fichiers comme type de réponse.
   • Cochez Plusieurs fichiers autorisés si une partie peut en envoyer plusieurs, par exemple des photos et un film. Sinon, un deuxième fichier remplace le premier.

   

7. Laissez l’IA rédiger les questions

   Appuyez sur Remplir avec l’IA, décrivez ce qu’il vous faut et choisissez quoi ajouter. Rien n’est enregistré tant que vous ne l’ajoutez pas.

   • Saisissez ce qu’il vous faut, par exemple Ce qu’il nous faut de nos partenaires pour le jour du lancement : traiteur, accès des camionnettes et parking. Appuyez sur le bouton pour rédiger.
   • Une ligne de progression indique la phase et les secondes pendant le travail. Vous voyez ensuite les sections et questions rédigées.
   • Appuyez sur Ajouter à la liste pour les reprendre, ou Abandonner / Réessayer. Vous pouvez ensuite modifier chaque question.

   

8. Ajoutez les parties

   Sous Parties, appuyez sur Ajouter une partie. Donnez à chacune un nom et les adresses e-mail de ses contacts.

   • Saisissez le nom, par exemple Meridiaan B.V., et les adresses, séparées par des virgules.
   • La partie reçoit tout de suite son lien, sous le nom. L’icône de lien le copie et Nouveau lien (l’ancien s’arrête) le remplace.
   • La corbeille retire la partie. La liste s’enregistre toute seule pendant la saisie : cherchez Enregistré.

   

9. Envoyez à chaque partie son lien

   Envoyer tous les liens envoie à chaque partie son lien. Une confirmation est demandée d’abord, avec le nombre de parties.

   • Appuyez sur Envoyer tous les liens en haut de Parties, ou Envoyer le lien sur une carte.
   • Vérifiez le nombre et confirmez. Une partie sans nom est signalée ; rien n’est envoyé tant que ce n’est pas corrigé.

   

10. Ce que voit une partie

    La partie ouvre son lien sur un téléphone ou un ordinateur. Pas de compte, pas de mot de passe : seulement ses questions.

    • La page salue la partie par son nom et dit que tout est enregistré pendant la saisie.
    • Un compteur, par exemple 0 sur 5 répondues, et une barre montrent l’avancement. Chaque question a un état : Pas encore reçu.

    

11. Répondre

    La partie tape sa réponse. Elle est enregistrée pendant la saisie - la ligne sous la zone indique Enregistré - et la question passe à Reçu.

    • Tapez dans la zone. Le compteur monte : 2 sur 5 répondues.
    • Une question de contacts demande nom, rôle, e-mail et téléphone. Un e-mail incorrect ne marque que ce champ et n’est enregistré qu’une fois corrigé.

    

12. Choisir avec des images

    Les options avec image s’affichent en cartes. La partie en touche une - ou plusieurs si vous l’avez autorisé.

    • Touchez une carte. Le rond se remplit et le choix est enregistré.

    

13. Non applicable

    Si une question ne concerne pas la partie, elle appuie sur Non applicable. La question devient grise et compte comme traitée.

    • Appuyez sur Non applicable. La zone de réponse disparaît et la page indique Marquée comme non applicable.
    • Elle change d’avis ? Annuler ramène la zone de réponse, avec ce qui était saisi.

    

14. Ajouter une note

    Sous chaque question, Ajouter une note ouvre une zone pour du contexte. Elle est aussi enregistrée et vous la voyez dans la vue d’ensemble.

    • Appuyez sur Ajouter une note et saisissez, par exemple La citation doit encore être approuvée par notre direction.
    • Masquer la note la replie ; la note reste enregistrée.

    

15. Envoyer des photos

    La partie appuie sur la zone d’envoi et choisit des fichiers sur son téléphone ou ordinateur. Chaque fichier apparaît avec une vignette et sa taille.

    • Appuyez sur Choisir des fichiers ou les déposer ici et choisissez une ou plusieurs images.
    • La corbeille retire un fichier. Images, films, présentations et documents conviennent, jusqu’à 800 Mo chacun.

    

16. Envoyer un film

    Un gros fichier est envoyé par morceaux et une barre montre l’avancement. La partie peut annuler et rien de déjà à moitié fait n’est conservé.

    • Choisissez le film. Le nom du fichier, le mot Enregistrement et une barre bleue apparaissent pendant l’envoi.
    • Annuler l’envoi l’arrête. Si la connexion tombe, la partie voit un message et peut réessayer.

    

17. Finaliser et envoyer

    Quand la partie a fini, elle appuie sur Finaliser et envoyer. S’il reste une question ouverte, elle doit d’abord confirmer.

    • Appuyez sur Finaliser et envoyer en bas de la page.
    • Des questions ouvertes ? La page indique combien il en reste et demande s’il faut finaliser quand même. Annuler ne change rien.

    

18. Le remerciement

    La partie voit Merci - votre saisie a été envoyée, avec l’heure. Vous avez été prévenu. Elle peut encore appuyer sur Modifier mes réponses.

    • Les questions s’effacent ; seul le remerciement reste.

    

19. La vue d’ensemble

    Dès qu’il y a des parties, la liste s’ouvre sur Vue d’ensemble : une ligne par question, une colonne par partie et un état dans chaque cellule.

    • Chaque colonne montre à quel point la partie est complète (80 % complet) et une barre.
    • Une pastille verte Finalisée avec l’heure montre qui a dit avoir terminé. Reçu, Pas encore reçu et les cellules grises montrent le reste.
    • Chaque réponse indique quand elle a été donnée et modifiée. Une petite icône de note signifie que la partie a laissé une note. Actualiser charge les réponses les plus récentes.

    

20. Afficher seulement ce qui est ouvert

    Cochez Seulement les points ouverts et chaque ligne complète pour toutes les parties disparaît.

    • Cochez la case à gauche de Seulement les points ouverts. Décochez-la pour tout revoir.

    

21. Ouvrez une cellule : réponse, note et Historique

    Appuyez sur une cellule. Une boîte affiche la réponse, l’état, la note et l’Historique de chaque étape.

    • Vous pouvez ici corriger la réponse ou changer l’état, puis appuyer sur Enregistrer.
    • Historique liste chaque étape avec la date et son auteur : répondu, réouvert, modifié (avant → après), finalisé.

    

22. Relancez les parties en attente

    Appuyez sur Relancer les parties avec des points ouverts. Chaque partie avec des questions ouvertes reçoit un mail de rappel ; les autres rien.

    • Appuyez sur le bouton bleu en haut, puis confirmez dans la boîte.
    • Vous recevez aussi un mail : un quand une partie finalise, puis un seul mail groupé sur les modifications - pas un par modification.

    

23. Exportez les réponses

    Export CSV et Export Excel donnent une feuille avec chaque réponse, plus la date de réponse et de dernière modification.

    • Appuyez sur Export CSV ou Export Excel dans la rangée du haut. Le fichier se télécharge aussitôt.

    

24. Téléchargez tous les fichiers

    Télécharger tous les fichiers regroupe chaque fichier envoyé dans un zip : un dossier par partie ou un dossier par question.

    • Appuyez sur Télécharger tous les fichiers. Une boîte montre la progression pendant la création du zip.
    • Quand c’est prêt, appuyez sur Télécharger. Le bouton est gris tant qu’il n’y a pas de fichiers.

    

25. Retrouvez-la : la carte de la chronologie

    Une nouvelle liste place une carte sur la Chronologie du journey. Appuyez sur Ouvrir et la liste s’ouvre.

    • Ouvrez le journey et cherchez sur sa Chronologie la carte portant le nom de votre liste.

    

26. Retrouvez-la : Mon historique

    Mon historique garde une ligne pour la liste que vous avez créée, avec un bouton Ouvrir.

    • Ouvrez Mon historique depuis le tableau de bord.
    • Trouvez la ligne Créé et appuyez sur Ouvrir : la liste s’ouvre dans sa fenêtre.

    

Si quelque chose ne va pas

Une partie dit que le lien ne marche pas

Chaque lien appartient à une seule partie. Vérifiez que vous avez envoyé le bon. Nouveau lien (l’ancien s’arrête) sur la carte de la partie en crée un nouveau.

Une partie veut modifier une réponse après avoir finalisé

Elle appuie sur Modifier mes réponses sur sa page de remerciement. La vue d’ensemble affiche Réouvert et vous recevez un seul mail groupé sur les changements après la nouvelle finalisation.

Une question ne concerne pas une partie

Laissez Autoriser « non applicable » coché sur cette question. La partie appuie sur Non applicable et la cellule devient grise - cela compte comme traité.

Les mots, simplement expliqués

liste de saisie

Une liste de questions auxquelles plusieurs parties répondent, chacune dans sa colonne, via son propre lien.

partie

Une personne ou organisation que vous interrogez, par exemple Meridiaan B.V. Elle a un nom, une ou plusieurs adresses e-mail et un lien.

finaliser

Une partie indique avoir terminé. Vous pouvez encore voir et modifier ses réponses, et elle peut les rouvrir.

Et ensuite

• Toutes les explications Les autres choses que vous pouvez apprendre ici.